SAP SuccessFactors Employee Central memiliki beberapa flow utama yang menggambarkan bagaimana data karyawan dikelola dalam sistem. Flow ini memastikan semua aktivitas HR berjalan secara terstruktur, otomatis, dan dapat diintegrasikan dengan sistem lain, sehingga meningkatkan efisiensi dan akurasi pengelolaan SDM
Berikut adalah beberapa key process flow yang penting dalam Employee Central:
1.Hire to Retire Process Flow (Lifecycle Employee Process)
Proses ini mencakup seluruh siklus hidup karyawan dari awal masuk (hire) hingga pensiun atau keluar dari perusahaan (terminate).
Flow Process :
a. Hiring (New Hire)
- Input Personal Information (Nama, Tanggal Lahir, Nomor Identitas, dll.)
- Input Employment Information (Company, Job Information, Position, Compensation)
- Assignment ke Pay Group & Payroll Area jika payroll terintegrasi
- Assignment ke Time Management (Work Schedule, Holiday Calendar)
- Assignment ke Benefit Enrollment (jika menggunakan modul Benefits)
b. Employee Data Change (Manage Employee Central Events)
- Promotion (Job Change Process): Perubahan posisi karyawan ke level lebih tinggi.
- Transfer (Global Assignment / Concurrent Employment Process): Perpindahan ke lokasi atau entitas bisnis yang berbeda.
- Compensation Change: Kenaikan gaji atau perubahan tunjangan.
- Personal Information Update: Perubahan alamat, nomor telepon, bank account, dll.
c. Time Off & Leave Management
- Karyawan mengajukan Leave Request melalui ESS (Employee Self-Service)
- Approval oleh Manager melalui MSS (Manager Self-Service)
- Integrasi dengan Payroll jika ada perhitungan cuti yang berdampak pada gaji.
d. Termination & Offboarding Process
- Employee mengajukan resign atau HR menginisiasi Termination Action
- Sistem menghitung Last Working Day (LWD) dan Final Settlement
- Status berubah menjadi Inactive Employee
- Data tetap tersimpan sesuai dengan Data Retention Policy
2. Organizational Management Process Flow
Proses ini mencakup pengelolaan struktur organisasi, posisi, dan job information.
Flow Process
a. Define Company Structure
- Menentukan Legal Entity, Business Unit, Division, dan Department
- Mapping Legal Entity Grouping sesuai kebutuhan regulasi lokal
b. Create and Maintain Position Management
- Membuat posisi baru di Position Org Chart
- Menentukan Job Information, Pay Grade, FTE, dan Job Classification
- Menentukan Reports To untuk hirarki organisasi
c. Assign Employee to Position
- Menghubungkan karyawan ke posisi yang sudah dibuat
- Memastikan posisi memiliki incumbent (pengisi posisi)
d. Position Changes & Reorganization
- Position Transfer: Perubahan posisi karyawan dari satu unit ke unit lain.
- Mass Transfer: Perubahan organisasi secara besar-besaran dengan Mass Data Change Tools.
3. Time Management Process Flow
Time Management di Employee Central mengelola Work Schedule, Absences, dan Overtime.
Flow Process
a. Assign Work Schedule
- HR menentukan Work Schedule per karyawan
- Konfigurasi Holiday Calendar & Time Profile
- Time Recording & Absence Management
- Karyawan mengajukan Time Off Request (Annual Leave, Sick Leave, Parental Leave)
- Approval melalui Workflow Engine
- Sistem menghitung saldo cuti secara otomatis
b. Overtime & Time Sheet Submission
- Jika menggunakan Time Sheet, karyawan menginput waktu kerja dan lembur
- Manager menyetujui Overtime Request
- Integrasi dengan Payroll untuk perhitungan lembur
4. Payroll Integration Process Flow
Emloyee Central terhubung dengan SAP Payroll atau EC Payroll, maka ada alur Data Flow yang perlu diperhatikan.
Flow Process
a. Employee Data Replication
- Data dari Employee Central dikirim ke SAP Payroll System melalui Replication Interface
b. Payroll Processing
- Payroll Team melakukan Payroll Run berdasarkan data gaji, tunjangan, potongan, dan lembur.
- Sistem menghasilkan Payroll Results dan Payslip Generation.
c. Posting to Finance
- Hasil payroll diposting ke Finance (SAP FI-CO) untuk pencatatan akuntansi.
d. Bank Transfer & Payslip Distribution
- Gaji dikirim ke rekening karyawan
- Payslip bisa diakses via Employee Self-Service (ESS)
5. Employee Self-Service (ESS) & Manager Self-Service (MSS)
Employee Central memiliki fitur Self-Service yang memungkinkan karyawan dan manajer melakukan perubahan data mereka sendiri.
Flow Process
a. ESS (Employee Self-Service)
- Update Personal Information (Alamat, Nomor Kontak, Bank Account)
- Mengajukan Leave Request
- Melihat Payslip dan Tax Document
- Mengajukan Travel & Expense Claim (jika ada integrasi dengan SAP Concur)
b. MSS (Manager Self-Service)
- Approval Leave Request dari karyawan
- Mengajukan Job Change, Promotion, Transfer
- Melihat laporan tim terkait Absence, Overtime, Performance Review
Flow ini memastikan bahwa semua aktivitas HR dikelola secara terstruktur, otomatis, dan dapat diintegrasikan dengan sistem lain.
Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda. Jangan lupa untuk menekan tombol like dibawah ini, membagikan artikel ini, dan meninggalkan komentar agar saya bisa terus mengembangkan blog ini. Terima kasih!
References: SAP Help Portal, SAP Community, SAP SuccessFactors Official, and various other sources.