SAP Travel Management adalah modul dalam SAP ERP yang mengelola perjalanan bisnis pegawai secara efisien, mencakup perencanaan, pemesanan, pengeluaran, dan reimbursement biaya. Agar transaksi berjalan lancar, master data harus tersedia dan dikelola dengan baik sesuai kebijakan perusahaan.
Di Indonesia, penerapan SAP Travel Management sering kali disesuaikan dengan kebijakan perusahaan dan regulasi biaya perjalanan dinas serta peraturan reimbursement berdasarkan kebijakan perusahaan. Oleh karena itu, master data yang digunakan harus lengkap dan akurat agar sistem dapat memproses transaksi dengan benar.
Tabel Master Data dalam SAP Travel Management
| Infotype | Nama Infotype | Fungsi | M/O |
|---|---|---|---|
| 0000 | Action | Meyimpan Riwayat action karyawan, mulai tanggal hiring, promosi, rotasi, dll | M |
| 0001 | Organizational Assignment | Menyimpan informasi tentang unit organisasi, jabatan, dan cost center utama karyawan untuk alokasi biaya perjalanan | M |
| 0002 | Personal Data | Menyimpan informasi pribadi pegawai seperti nama, tanggal lahir, dan identitas lainnya | M |
| 0006 | Addresses | Menyimpan alamat pegawai untuk kebutuhan penggantian biaya perjalanan atau kontak darurat | M |
| 0009 | Bank Details | Informasi rekening bank pegawai untuk pembayaran reimbursement perjalanan | M |
| 0017 | Travel Privileges | Menyimpan informasi hak perjalanan pegawai, seperti kategori tiket yang dapat dipesan atau akomodasi yang disetujui berdasarakan level pegawai | M |
| 0027 | Cost Assignment (Subtype 02 Travel Expenses) | Mengalokasikan biaya perjalanan ke pusat biaya atau proyek tertentu, digunakan jika tidak menggunkan cost center listas departement. | O |
| 0105 | Communication - Credit Card Number (Subtype 11) | Menyimpan informasi kartu kredit perusahaan atau pribadi pegawai untuk pembayaran perjalanan | O |
(M: Mandatory, O: Optional)
Penjelasan Tambahan:
- Infotype 0000 (Action) diperlukan untuk memastikan bahwa setiap perubahan status pegawai terkait perjalanan dicatat dengan baik.
- Infotype 0017 (Travel Privileges): Digunakan untuk mencatat hak perjalanan pegawai, seperti kelas penerbangan yang diperbolehkan (Ekonomi, Bisnis, atau First Class), batasan biaya hotel yang dapat diklaim, serta tunjangan harian perjalanan yang disesuaikan dengan kebijakan Perusahaan, biasanya dikatogorikan berdasarakan level karyawan. Contoh : seorang direksi melakukan melakukan perjalanan dinas, fasilitas hotel yang didapatkan adalah hotel Bintang 5, jika dibandingkan jika seorang manager melakukan perjalanan dinas hotel yang di dapatkan hanya kelas 3.
- Infotype 0027 (Cost Assignment, subtype 02 Travel Expenses) digunakan jika Cost center dibelokkan tidak menggunakan cost center utama sesuai departementnya, Contohnya : Karyawan departement ITE mengikuti pelatihan yang dilaksankan oleh departement HR, karena pembiayaannya di bebankan ke departement HR maka Infotype ini menjadi Solusi untuk pembebanan biaya lintas departement
- Infotype 0105 (Credit Card Number, subtype 11) digunakan dalam perusahaan yang menggunakan corporate credit card untuk perjalanan bisnis.
Master data ini memastikan bahwa perjalanan bisnis dapat dikelola dengan efisien, transparan, dan sesuai kebijakan perusahaan, serta memastikan pegawai mendapatkan hak perjalanan yang sesuai dengan posisinya dalam organisasi.
Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda. Jangan lupa untuk menekan tombol like dibawah ini, membagikan artikel ini, dan meninggalkan komentar agar saya bisa terus mengembangkan blog ini. Terima kasih!
References: SAP Help Portal, SAP Community Network, SAP Press Books, Training Material from SAP Learning Hub, Experience & Best Practices from SAP Consultants
Ini yang lagi tak cari.., terima kasih yaa..