SAP SuccessFactors Recruiting mendukung proses rekrutmen end-to-end yang mencakup seluruh siklus, mulai dari perencanaan lowongan, pemasangan job posting, seleksi kandidat, hingga onboarding karyawan baru. Sistem ini memastikan proses rekrutmen lebih efisien, terstruktur, dan terintegrasi dengan modul lain dalam ekosistem HR
Di bawah ini adalah langkah-langkah detail proses rekrutmen di SAP SuccessFactors Recruiting beserta contoh implementasinya dan flowchart yang menggambarkan alur prosesnya.
1. Job Requisition – Pembuatan Lowongan Kerja
Perusahaan memulai dengan membuat Job Requisition, yaitu dokumen yang berisi informasi tentang lowongan kerja yang dibuka. Job requisition ini bisa dibuat berdasarkan:
- Jabatan yang telah ditentukan dalam Position Management di Employee Central
- Kebutuhan bisnis yang baru muncul
Proses pembuatan Job requisition
- HR atau Hiring Manager membuat Job Requisition untuk membuka posisi baru.
- Job requisition harus berisi deskripsi pekerjaan, keterampilan yang dibutuhkan, lokasi kerja, dan kisaran gaji.
- Sistem dapat menghubungkan job requisition dengan Position Management di Employee Central.
- Setelah dibuat, job requisition akan dikirimkan untuk persetujuan manajer atau tim HR.
Contoh Implementasi:
Sebuah perusahaan ritel nasional yang sedang berkembang pesat berencana membuka 20 gerai baru di berbagai kota. Untuk mendukung ekspansi ini, mereka membutuhkan 100 Sales Associate (Pramuniaga). Manajer HR membuat job requisition di SAP SuccessFactors dan mengirimkannya ke tim perekrutan untuk diproses.
2. Job Posting – Publikasi Lowongan ke Platform Digital
Setelah job requisition disetujui, lowongan kerja dapat langsung diposting ke berbagai portal pekerjaan seperti:
- Situs web karier Perusahaan
- Job Boards (LinkedIn, Jobstreet, etc) untuk menjangkau lebih banyak kandidat
- Media sosial dan platform lain yang terintegrasi untuk menarik kandidat yang lebih luas
Dengan fitur Recruiting Marketing, lowongan dioptimalkan dengan SEO untuk meningkatkan visibilitas di pencarian Google.
Contoh Implementasi:
Perusahaan Retail yang akan membuka cabang baru di beberapa kota menggunakan fitur multi-channel job posting untuk memasang lowongan secara otomatis di berbagai platform sekaligus.
3. Candidate Profile & Application – Kandidat Melamar Pekerjaan
Kandidat dapat melamar pekerjaan melalui:
- Portal karier perusahaan
- LinkedIn dan job boards lainnya
- Melalui email undangan langsung dari HR
Setelah melamar, kandidat akan memiliki Candidate Profile yang berisi:
- CV dan dokumen pendukung
- Riwayat pengalaman dan keterampilan
- Status aplikasi dalam proses rekrutmen
Contoh Implementasi:
Seorang analis keuangan melamar pekerjaan di bank multinasional melalui portal karier perusahaan. Sistem secara otomatis membaca dan menyimpan CV-nya ke dalam Talent Pool untuk posisi lain yang mungkin relevan di masa depan.
4. Candidate Screening – Seleksi Awal Kandidat
HR dapat melakukan penyaringan awal menggunakan:
Sistem menggunakan AI-powered screening untuk menilai kecocokan kandidat berdasarkan:
- Kualifikasi dan pengalaman kerja
- Kata kunci yang relevan dalam CV
- Hasil tes kompetensi dan soft skill assessment
Kandidat juga dapat menjalani pre-employment assessment, seperti:
- Tes teknis (coding, accounting, etc)
- Tes psikometri dan Interview video otomatis
Contoh Implementasi:
Perusahaan Konsultan menerima 500 aplikasi untuk posisi Data Analyst. Dengan AI screening, sistem menyaring 50 kandidat terbaik berdasarkan keahlian analitik dan pengalaman kerja mereka.
5. Interview & Evaluation – Interview dan Penilaian Kandidat
Setelah lolos seleksi awal, kandidat akan diproses lebih lanjut melalui:
- Penjadwalan interview otomatis berdasarkan ketersediaan kandidat
- Interview melalui video atau tatap muka
- Pengisian Evaluation Form di system oleh tim perekrut untuk menilai kandidat
Contoh Implementasi:
Startup Teknologi menggunakan fitur online video interview untuk merekrut developer dari berbagai negara, menghemat biaya dan waktu seleksi.
6. Offer Management – Pembuatan & Persetujuan Surat Penawaran Kerja
Setelah kandidat terpilih, HR Menyusun, HR dapat menyusun surat penawaran kerja (Offer Letter) langsung dari SuccessFactors, dengan fitur:
- Template otomatis berdasarkan posisi dan tingkat gaji
- Tanda tangan digital (e-Signature) untuk mempercepat proses
- Pelacakan status penawaran (diterima, ditolak, dinegosiasi)
Contoh Implementasi:
Perusahaan Manufaktur menggunakan e-Signature untuk mengirimkan surat penawaran digital ke kandidat di luar kota tanpa perlu proses manual yang lama.
7. Onboarding – Transisi dari Kandidat ke Karyawan Baru
Setelah kandidat menerima penawaran kerja, sistem akan otomatis menghubungkan ke modul Onboarding 2.0 untuk:
- Menyiapkan dokumen administrasi dan kontrak kerja
- Membuatan akun karyawan di Employee Central
- Memberikan akses ke sistem HR dan akun Perusahaan untuk melengkapi data pribadi karyawan.
- Mengatur pelatihan onboarding awal
Contoh Implementasi:
Perusahaan Keuangan menggunakan Onboarding 2.0 untuk mempercepat adaptasi karyawan baru dengan memberikan modul e-learning dan sesi mentoring sebelum hari pertama kerja.
Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda. Jangan lupa untuk menekan tombol like dibawah ini, membagikan artikel ini, dan meninggalkan komentar agar saya bisa terus mengembangkan blog ini. Terima kasih!
References: SAP Help Portal, SAP Community, SAP SuccessFactors Official, and various other sources.