SAP SuccessFactors Employee Central (EC) adalah sistem Core HR (Human Resource Information System/HRIS) berbasis cloud yang dirancang untuk mengelola data karyawan, struktur organisasi, serta berbagai proses administrasi SDM dalam perusahaan. Sistem ini memastikan pengelolaan SDM lebih efisien, terpusat, dan terintegrasi
Employee Central memungkinkan perusahaan untuk memiliki satu sumber data karyawan yang konsisten di seluruh dunia, mendukung regulasi berbagai negara, serta memberikan akses self-service bagi karyawan dan manajer.
1. Fitur Utama SAP SuccessFactors Employee Central
a. Global Core HR
Employee Central dirancang untuk mengelola data karyawan secara global. Beberapa fitur pentingnya:
- Data Karyawan: Mencatat informasi karyawan seperti nama, alamat, tanggal lahir, status pernikahan, dan kontak darurat.
- Struktur Organisasi: Menyimpan informasi mengenai departemen, posisi, hubungan pelaporan, dan unit bisnis.
- Kompatibilitas Global: Mendukung lebih dari 100 negara dengan regulasi hukum tenaga kerja dan pajak yang berbeda.
- Dukungan Multi-Language dan Multi-Currency: Sistem dapat digunakan dalam berbagai bahasa dan mata uang.
Contoh:
Perusahaan multinasional seperti PT XYZ Global memiliki karyawan di Indonesia, Malaysia, dan Jerman. Dengan Employee Central, perusahaan dapat mengatur regulasi pajak, jam kerja, dan tunjangan sesuai dengan aturan di masing-masing negara tanpa menggunakan sistem HR yang berbeda.
b. Organizational Management
Employee Central memungkinkan perusahaan untuk membuat dan mengelola struktur organisasi secara fleksibel. Beberapa fitur utamanya:
- Company Structure Overview: Visualisasi hierarki organisasi.
- Job Management: Mengelola posisi dan jabatan dalam perusahaan.
- Position Management: Menghubungkan posisi dengan karyawan serta menentukan hubungan pelaporan.
Contoh:
Dalam PT ABC, ada dua posisi dalam departemen IT: 1. IT Manager → Laporan ke Direktur IT. 2. IT Support → Laporan ke IT Manager. Jika ada karyawan baru bergabung sebagai IT Support, sistem akan otomatis menetapkan struktur pelaporan ke IT Manager tanpa perlu pengaturan manual.
c. Employee Self-Service (ESS) & Manager Self-Service (MSS)
SAP SuccessFactors Employee Central mendukung fitur ESS dan MSS, yang memungkinkan karyawan dan manajer untuk mengakses dan mengelola data mereka sendiri tanpa perlu HR campur tangan.
- ESS (Employee Self-Service):
- Mengubah data pribadi (alamat, nomor kontak, status pernikahan).
- Mengajukan cuti.
- Melihat slip gaji.
- MSS (Manager Self-Service):
- Menyetujui permintaan cuti timnya.
- Melihat informasi tim seperti jumlah karyawan, posisi, dan tanggal bergabung.
- Mengajukan perubahan gaji atau promosi.
Contoh:
Seorang karyawan bernama Budi ingin mengubah alamat rumahnya karena pindah ke tempat baru. HR hanya perlu verifikasi di system tentang keabsahan data yang sudah diinputkan Budi, Budi bisa masuk ke Employee Central, memperbarui alamatnya, dan setelah mendapat persetujuan/verifikasi dari tim HR, otomatis datanya langsung tersimpan.
d. Time Management & Absence Management
Fitur ini memungkinkan perusahaan untuk mengelola jam kerja, cuti, dan absensi karyawan.
- Time Off: Karyawan dapat mengajukan cuti langsung dari Employee Central.
- Time Sheet: Mencatat waktu kerja karyawan untuk keperluan payroll dan kehadiran.
- Overtime Management: Menghitung jam lembur dan memberikan kompensasi.
Contoh:
Seorang karyawan bernama Dewi ingin mengambil cuti tahunan selama 5 hari.
1. Dia masuk ke Employee Central dan memilih tanggal cuti.–> 2. Sistem secara otomatis mengecek qouta cuti Dewi.–> 3. Jika masih tersedia, permintaan akan dikirim ke atasannya. –> 4. Jika disetujui, sistem langsung memperbarui qouta cuti Dewi.
e. Payroll Integration
Employee Central dapat terintegrasi dengan SAP SuccessFactors Employee Central Payroll atau sistem payroll lain untuk menghitung gaji karyawan.
- Payroll Processing: Menghitung gaji, tunjangan, dan potongan secara otomatis.
- Integration with Local Payroll: Mendukung integrasi dengan sistem payroll pihak ketiga di berbagai negara.
- Deductions & Benefits Management: Mengelola pajak, BPJS, asuransi, dan tunjangan lainnya.
Contoh:
Setiap bulan, sistem payroll di PT XYZ otomatis menarik data kehadiran dan cuti dari Employee Central untuk menghitung gaji karyawan dengan benar, termasuk pemotongan pajak dan tunjangan.
2. Keunggulan SAP SuccessFactors Employee Central
a. Cloud-Based & Akses Mudah
- Tidak perlu instalasi server.
- Bisa diakses dari web atau mobile.
b. Kepatuhan Global (Global Compliance)
- Mendukung regulasi tenaga kerja di lebih dari 100 negara.
- Memastikan perusahaan tetap patuh terhadap pajak dan hukum ketenagakerjaan.
c. Automasi & Workflow
- Proses approval otomatis (contoh: cuti, promosi, perubahan gaji).
- Mengurangi intervensi manual HR.
d. User Experience Modern
- Tampilan UI intuitif.
- Employee Self-Service (ESS) & Manager Self-Service (MSS) untuk efisiensi.
e. Skalabilitas & Integrasi
- Bisa digunakan oleh perusahaan kecil hingga enterprise.
- Terintegrasi dengan SAP ERP, SAP S/4HANA, serta sistem pihak ketiga.
3. Perbandingan SAP SuccessFactors Employee Central vs SAP HCM (On-Premise)
| Fitur | SAP HCM (On-Premise) | SAP SuccessFactors Employee Central (Cloud) |
|---|---|---|
| Infrastruktur | On-Premise (harus diinstal di server perusahaan) | Cloud-Based (bisa diakses dari mana saja) |
| Update Sistem | Manual oleh tim IT | Otomatis dari SAP |
| Integrasi | Terintegrasi dengan SAP ECC | Terintegrasi dengan SAP S/4HANA dan sistem lain |
| Flexibilitas | Kustomisasi lebih kompleks | Konfigurasi lebih fleksibel tanpa coding |
| User Experience | UI klasik | UI modern dan mobile-friendly |
Semoga tulisan ini bermanfaat bagi Anda. Jangan lupa untuk menekan tombol like, membagikan artikel ini, dan meninggalkan komentar agar saya bisa terus mengembangkan blog ini. Terima kasih!
References: SAP Help Portal, SAP Community, SAP SuccessFactors Official, and various other sources.
Terimakasih, saya tunggu tulisan2 berikutnya