Menjelang go-live SAP, suasana tim implementasi selalu penuh dinamika. Ada yang tegang, bersemangat, panik, bahkan jadi komedian dadakan untuk mencairkan suasana. Dari lembur tanpa henti hingga momen tak terduga, setiap detik terasa intens. Berikut beberapa cerita menarik dari lapangan!
War Room: Markas Besar Tim SAP
Menjelang go-live, semua tim proyek berkumpul di satu ruangan khusus yang disebut War Room. Ini semacam pusat komando tempat functional consultant, tim basis, developer ABAP, dan PMO bekerja bareng untuk memastikan semuanya siap. Di sini, suasana bisa berubah-ubah. Kadang tegang saat ada error yang belum ditemukan solusinya, kadang rame penuh canda karena semua mulai kelelahan dan butuh hiburan.
Dalam salah satu proyek, ada functional consultant yang begadang tiga malam berturut-turut demi memastikan cutover berjalan lancar. Saking capeknya, dia ketiduran di meja dengan tangan masih di keyboard. Begitu bangun, dia panik karena mengira sudah melewatkan sesuatu yang penting—padahal sistem masih dalam tahap testing!
Migrasi Data Kacau: Nama Karyawan Berubah Jadi Angka
Salah satu hal yang paling penting sebelum go-live adalah memindahkan data dari sistem lama ke SAP. Ini harus dilakukan dengan rapi, karena kalau ada kesalahan, bisa bikin kekacauan besar. Di satu proyek, saat data karyawan sudah dimigrasikan, tim HR kaget bukan main. Semua nama karyawan tiba-tiba berubah jadi angka! Setelah dicek, ternyata ada kesalahan saat mapping data, di mana sistem SAP membaca Employee ID sebagai nama karyawan. Akibatnya, daftar karyawan di SAP hanya berisi angka-angka unik tanpa nama!
Akhirnya, tim functional harus rollback data dan upload ulang dengan mapping yang benar. Dari kejadian ini, semua belajar bahwa memeriksa data sebelum cutover itu wajib hukumnya!
Transport Request yang Merusak Sistem Live
Salah satu momen paling bikin deg-degan adalah ketika transport request (TR) dikirim ke production. Transport ini berisi perubahan konfigurasi atau kode yang sebelumnya sudah diuji di sistem testing. Di sebuah proyek, tim functional menemukan bahwa fitur absensi yang tadinya berjalan normal, mendadak error setelah TR baru dikirim ke production. Setelah dicek, ternyata ada consultant lain yang tanpa sengaja mengirim TR yang belum diuji dengan benar.
Karena rollback tidak selalu mudah, tim harus kerja lembur semalaman untuk mencari solusi agar sistem bisa kembali normal sebelum jam kerja dimulai. Satu kesalahan kecil bisa bikin satu sistem lumpuh!
User yang Mendadak “Lupa” Training SAP
Sebelum go-live, semua user sudah diajarkan cara menggunakan SAP lewat serangkaian training. Tapi begitu sistem mulai digunakan, tiba-tiba banyak user mengaku belum pernah diajari atau tidak mengerti cara menggunakannya.
Dalam satu proyek, baru beberapa jam setelah go-live, puluhan tiket support langsung masuk. Isinya?
- “Saya nggak bisa login!” (Padahal salah ketik password)
- “Gimana cara input cuti di SAP?” (Padahal sudah diajarkan di training)
- “Dulu sistem lama lebih gampang!”
Setelah ditelusuri, ternyata banyak user yang memang sudah ikut training, tapi kurang fokus atau lupa karena jarang praktik. Akhirnya, tim functional harus mengadakan training ulang dadakan dan membuat panduan yang lebih simpel supaya user cepat paham
Payroll Pertama yang Bikin Tim Deg-Degan
Payroll adalah salah satu proses paling penting di SAP. Kalau ada kesalahan, bisa berakibat fatal karena menyangkut gaji semua karyawan.
Di satu perusahaan, setelah SAP mulai digunakan, tim payroll melakukan simulasi pertama. Begitu hasil payroll keluar, muncul keanehan:
- Ada karyawan yang gajinya lebih kecil dari biasanya
- Sebagian malah menerima lebih besar
Setelah dicek, ternyata sistem SAP menghitung pajak dan tunjangan lebih akurat dibanding sistem lama. Sebelumnya, banyak tunjangan dihitung manual dan sering ada kesalahan. Begitu pakai SAP, angka yang muncul jadi lebih sesuai dengan aturan pajak, sehingga beberapa karyawan kaget karena gaji mereka jadi lebih rendah atau lebih tinggi dari biasanya.
Akhirnya, tim payroll harus menjelaskan bahwa bukan SAP yang salah, tapi sistem lama yang kurang akurat.
Momen Haru: Akhirnya SAP Go-Live!
Setelah semua perjuangan, begadang, dan stres menghadapi berbagai kendala teknis, akhirnya SAP resmi digunakan. Hari pertama go-live adalah hari paling menegangkan, tapi juga paling membanggakan.
Beberapa tim merasa lega karena sistem sudah jalan, sementara yang lain masih standby menghadapi user yang kebingungan. Tapi di balik semua itu, ada rasa bangga karena berhasil menyelesaikan proyek yang sangat kompleks.
Di beberapa proyek, setelah sukses go-live, tim proyek biasanya makan bareng atau sekadar ngopi sambil mengenang semua drama yang terjadi. Meskipun capek, semua merasa puas karena sudah melewati salah satu tantangan terbesar dalam dunia konsultasi SAP.
Go-Live SAP Itu Penuh Drama, Tapi Selalu Bisa Diatasi!
Menjelang go-live SAP selalu penuh kejutan, dari error aneh di sistem, transport request yang bikin kacau, user yang tiba-tiba lupa training, sampai payroll yang bikin tim deg-degan. Tapi dengan tim yang solid, komunikasi yang baik, dan persiapan yang matang, semua masalah pasti bisa diselesaikan.
Meskipun capek dan penuh tekanan, pengalaman ini selalu jadi cerita seru yang nggak akan terlupakan.
Bagaimana dengan pengalamanmu menjelang go-live SAP? Pernah ngalamin hal serupa?
Cerita di komen ya…!
dan jangan lupa klik tombol LIKE ….