Sebelum mempelajari lebih jauh tentang SAP HCM, memahami konsep Time Constraint sangat penting karena akan menentukan cara kita memahami struktur dalam master data HCM. Time Constraint mengatur validitas data karyawan dan mencegah konflik data, memastikan keakuratan informasi dalam sistem
Time Constraint mengacu pada aturan yang mendefinisikan bagaimana suatu Infotype diizinkan untuk berlaku (valid) dalam kurun waktu tertentu, serta bagaimana Infotype tersebut boleh saling tumpang tindih (overlap) atau tidak. “Time Constraint” sangat krusial dalam SAP HCM karena memastikan konsistensi dan keakuratan data Infotype, terutama pada submodul Personnel Administration (PA)
Konsep Dasar Time Constraint
Setiap Infotype dalam SAP HCM memiliki Time Constraint yang ditetapkan di Customizing. Konsep ini mengatur:
- Apakah Infotype tersebut boleh memiliki beberapa record yang berlaku di waktu yang sama.
- Apa yang terjadi jika pengguna memasukkan data baru dengan periode yang tumpang tindih (overlap).
Secara teknis, pengaturan ini dapat dilihat di tabel T582L (Infotype Attributes) pada sistem SAP. Di tabel tersebut, ada kolom yang menunjukkan Time Constraint, misalnya 1, 2, 3, A, B, T, Z. Berikut adalah beberapa contoh penerapan Time Constraint (TC) pada Infotype di SAP HCM, beserta contoh data (tanggal validitas) untuk membantu memvisualisasikan bagaimana aturan gap dan overlap diterapkan.
Time Constraint 1, 2, 3
1) Time Constraint = 1
- Karakteristik:
- Harus selalu ada (mandatory).
- Tidak boleh ada gap (periode harus berkesinambungan).
- Tidak boleh overlap (hanya boleh ada satu record untuk suatu tanggal).
- Contoh Infotype:
- 0000 (Actions)
- 0001 (Organization Assignment)
- Contoh Data:
| Record | Valid From | Valid To | Keterangan |
|---|---|---|---|
| A | 01.01.2024 | 09.06.2024 | Karyawan di-hire per 01.01.2024. |
| B | 10.06.2024 | 31.12.9999 | Perubahan status mulai 10.06.2024. |
- Tidak ada tanggal kosong di antara 09.06.2024 dan 10.06.2024.
- Sistem tidak mengizinkan overlap: jika kita coba tambahkan record lain (misal mulai 05.06.2024), maka record lama akan dide-limit otomatis atau sistem akan menolak data.
2) Time Constraint = 2
- Karakteristik:
- Opsional (boleh ada, boleh tidak).
- Boleh ada gap.
- Tidak boleh overlap.
- Contoh Infotype:
- 2001 (Absences) – contoh paling umum.
- 0006 (Address) – jika hanya 1 alamat boleh berlaku pada satu waktu per subtype.
- Contoh Data:
| Record | Valid From | Valid To | Keterangan |
|---|---|---|---|
| A (Sick Leave) | 01.02.2024 | 05.02.2024 | Karyawan sakit 5 hari. |
| (Gap) | 06.02.2024 | 09.02.2024 | Tidak ada data Absence (gap diperbolehkan). |
| B (Sick Leave) | 10.02.2024 | 12.02.2024 | Sakit lagi 3 hari. |
- Ada gap dari 06.02.2024 s/d 09.02.2024.
- Overlap tidak diperbolehkan, misalnya jika kita coba membuat record A dari 01.02.2024 – 06.02.2024 dan record B mulai 06.02.2024, sistem akan menolak atau otomatis menyesuaikan tanggal agar tidak overlap.
3) Time Constraint = 3
- Karakteristik:
- Opsional.
- Boleh ada gap.
- Boleh overlap.
- Contoh Infotype:
- 0105 (Communication) – karyawan dapat memiliki beberapa kontak (email/telepon) aktif sekaligus.
- 0006 (Address) – jika perusahaan mengizinkan karyawan memiliki beberapa alamat aktif secara paralel (mis. rumah dan kost, atau beberapa subtipe alamat berbeda).
- Contoh Data:
| Record | Valid From | Valid To | Keterangan |
|---|---|---|---|
| A (Email Office) | 01.01.2024 | 31.12.9999 | Email kantor. |
| B (Email Personal) | 01.01.2024 | 31.12.9999 | Email pribadi, overlap dgn Email Office. |
- Overlap periode 01.03.2024 – 31.12.9999 (Kedua email valid di periode yang sama).
- Tidak ada masalah jika ada gap, misal menambah email ketiga aktif mulai 01.07.2024 – 31.12.2024 (juga overlap).
Time Constraint A, B,T, Z
1) Time Constraint = A
Karakteristik:
- Wajib ada (mirip TC=1).
- Tidak boleh gap maupun overlap, setelah record pertama dibuat.
- Berbeda dengan 1, kadang SAP tidak memaksa dari hari pertama karyawan di-hire (tergantung pengaturan). Namun, begitu ada record, harus terus menerus.
- Contoh Infotype:
- Misalnya infotype “Personal ID” (KTP/SIM) yang harus selalu ada begitu dimasukkan.
- Contoh Data:
| Record | Valid From | Valid To | Keterangan |
|---|---|---|---|
| – (None) | – | – | Sejak hire 01.01.2024 belum ada data KTP. |
| A (KTP) | 01.02.2024 | 31.12.9999 | Begitu dibuat, wajib menutupi sisa periode. |
- Sejak 01.02.2024, harus ada record KTP yang valid terus (no gap).
- Overlap juga tidak diperbolehkan (sama seperti TC=1).
2) Time Constraint = B
- Karakteristik:
- Wajib ada (harus selalu minimal ada satu record).
- Boleh overlap.
- Tidak boleh gap (setiap hari kerja harus tertutup oleh minimal satu record).
- Contoh Infotype:
- Skenario custom di mana perusahaan mengharuskan karyawan selalu berada pada minimal satu penugasan (project), tetapi bisa juga beberapa project sekaligus.
- Contoh Data:
| Record | Valid From | Valid To | Keterangan |
|---|---|---|---|
| A (Proyek A) | 01.01.2024 | 31.12.9999 | Proyek utama. |
| B (Proyek B) | 01.03.2024 | 30.06.2024 | Proyek tambahan (overlap dg Proyek A). |
| C (Proyek C) | 01.07.2024 | 31.12.9999 | Lanjut ke Proyek C tanpa gap (overlap opsional). |
- Tidak boleh kosong (gap), sehingga sejak 01.01.2024 s.d. 31.12.9999 minimal selalu ada 1 record.
- Overlap diperbolehkan (A & B, A & C bisa berjalan bersamaan).
3) Time Constraint = T
- Karakteristik:
- Tanpa pengecekan time logic oleh sistem.
- Sistem tidak mengontrol gap atau overlap sama sekali.
- Contoh Infotype:
- 0032 (Internal Data), atau 0019 (Monitoring of Tasks) di beberapa konfigurasi; data yang tidak perlu divalidasi ketat.
- Contoh Data:
| Record | Valid From | Valid To | Keterangan |
|---|---|---|---|
| A (Catatan) | 01.01.2024 | 10.01.2024 | Record pertama. |
| B (Catatan lain) | 08.01.2024 | 15.01.2024 | Overlap 08–10 Januari dibiarkan. |
- Tidak ada error walau overlap 08.01 – 10.01.
- Bisa juga ada gap, misal record baru 01.02.2024 – 05.02.2024, sama sekali tidak memengaruhi data lama.
4) Time Constraint = Z
- Karakteristik:
- Biasanya sama atau sangat mirip dengan T: “No time constraint checks.”
- Sering dipakai di infotype kustom (9xxx) atau infotype teknis.
- Contoh Infotype:
- Infotype Z9xx kustom perusahaan tanpa kontrol validitas.
- SAP tidak melakukan validasi overlap/gap.
- Contoh Data:
| Record | Valid From | Valid To | Keterangan |
|---|---|---|---|
| A (Data Z) | 01.01.2024 | 31.01.2024 | Sistem tidak memeriksa apapun. |
| B (Data Z) | 25.01.2024 | 10.02.2024 | Overlap 25.01–31.01.2024 diizinkan, no error. |
Rangkuman Singkat
- TC 1: Wajib, no gap, no overlap.
- TC 2: Opsional, gap boleh, no overlap.
- TC 3: Opsional, gap boleh, overlap boleh.
- TC A: Wajib (mirip 1), no gap, no overlap (setelah record pertama).
- TC B: Wajib, no gap, overlap boleh.
- TC T: Tanpa pengecekan time logic (gap & overlap bebas).
- TC Z: Mirip T, sering dipakai di infotype kustom atau teknis.
Perbedaan Utama
- Time Constraint 1, 2, 3 lebih umum digunakan untuk infotype standar yang mengatur keberadaan dan validitas data berdasarkan waktu.
- Time Constraint A, B, T, Z lebih spesifik untuk kasus-kasus fleksibel dengan pengaturan lebih luas, misalnya untuk data tambahan atau opsional.
Dengan contoh data valid-from dan valid-to di atas, Anda dapat melihat perbedaan cara SAP memvalidasi penambahan atau perubahan record untuk setiap Time Constraint. Semoga membantu memahami cara kerja Time Constraint beserta contoh datanya dalam SAP HCM
Semoga artikel ini bermanfaat bagi Anda. Jangan lupa untuk menekan tombol like, membagikan artikel ini, dan meninggalkan komentar agar saya bisa terus mengembangkan blog ini. Terima kasih!